Confidentialité

Selon l’article 54 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, un renseignement personnel se définit par trois éléments cumulatifs. Le renseignement doit se trouver dans un document, peu importe sa forme, ou son support, qu’il soit papier, numérique, technologique ou informatique. Il doit également concerner une personne physique, ce qui exclut les renseignements qui concernent une personne morale (société). Finalement, le renseignement doit aussi permettre d’identifier la personne physique. Il doit donc être relatif à son identité ou à sa personne de manière directe ou indirecte.

Dans l’objectif de respecter ses obligations légales découlant de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Cégep a adopté des règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels.

 

• Politique de protection des renseignements personnels (numéro P-40)
• Directive relative à la vidéosurveillance (Numéro D-22)
• Politique de gestion intégrée des documents (GID) (Numéro P-23)

3.1 Renseignements personnels pouvant être collectés

 

Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions, notamment :

 

• Transmettre de l’information sur les activités pédagogiques et la vie étudiante;
• Inscription à un événement ou à une activité de formation;
• Demandes ou offres de service;
• Suivi des inscriptions à des activités ou réponse à des demandes de services;
• Diffusion d’avis et d’alertes;
• Permettre l’inscription à une activité d’information scolaire ou à une bourse et le suivi après une telle inscription;

 

Les renseignements et documents collectés par le Cégep sont, notamment :

 

• Les nom et prénom;
• L’adresse courriel;
• L’adresse complète;
• Le numéro de téléphone;
• La date de naissance;
• Le curriculum vitæ;
• Les diplômes obtenus;
• Les relevés de notes;
• Le nom de l’établissement scolaire;
• Le statut d’études;
• Le numéro d’étudiante ou d’étudiant;

 

3.2 Moyens de collecte

 

Les renseignements personnels conservés par le cégep sont recueillis seulement après avoir été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux-ci, soit par l’entremise d’un formulaire ou en nous transmettant un courriel. Ces renseignements peuvent être transmis par des formulaires, des témoins de connexion (cookie), des pixels ou tout autre élément se retrouvant sur le site et servant à cette fin.

Le cégep utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.

Le consentement est l’autorisation de la personne titulaire des renseignements personnels à recueillir et utiliser ses renseignements personnels. Le consentement ne se présume pas. Il doit être manifeste, libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs, pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

 

• Mineur : Personne âgée de moins de 18 ans.
  • Moins de 14 ans : le consentement est donné par la personne titulaire de l’autorité parentale ou par la tutrice ou le tuteur.
  • 14 ans et plus : le consentement est donné par la personne mineure, par le ou la titulaire de l’autorité parentale ou par la tutrice ou le tuteur.
• Majeur : Personne âgée de 18 ans et plus ou personne âgée de moins de 18 ans émancipée.

 

Lorsqu’une personne a donné son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels, elle peut le retirer à tout moment. Pour retirer son consentement, le cas échéant, elle peut communiquer avec la personne dont le nom est indiqué dans le formulaire de consentement (par exemple : par courriel, téléphone, en personne). Si une personne retire son consentement, il se peut que le Cégep ne puisse pas fournir un service particulier. Par exemple, le candidat qui refuse de donner son consentement pour la transmission de ses notes du secondaire au Cégep pourrait ne pas être admis. Le Cégep expliquera à cette personne l’impact du retrait de son consentement pour l’aider dans sa prise de décision.

6.1 Communication sans le consentement de la personne concernée

 

Le Cégep peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Cégep ou d’autres personnes.

 

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à une personne membre du personnel du Cégep qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions; par exemple, lors d’une intervention d’urgence ou de la gestion d’une crise psychosociale.

 

Le Cégep peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Cégep les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la politique et en respect des lois.

 

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information trente (30) jours avant son entrée en vigueur [1].

 

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.

 

6.2 Communication avec le consentement de la personne concernée

 

Le Cégep peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée. L’échange de donnée peut correspondre à un échange entre un autre Cégep ou par exemple avec un fournisseur externe privé ayant gagné un appel d’offres.

Le Cégep a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels (P-40).

 

Le Cégep a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

 

Les personnes qui travaillent pour le Cégep ou en son nom doivent, notamment :

 

• Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
• Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Cégep;
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

 

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Cégep a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

Le Cégep conserve les renseignements personnels pour la durée prévue dans le calendrier de conservation et de destruction des documents du Cégep.

Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.

 

Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : secretariatgeneral@cegep-matane.qc.ca.

Un incident de confidentialité se traduit par tout accès, utilisation ou communication non autorisée par la Loi sur l’accès, de même que par la perte de renseignements personnels ou toutes autres atteintes à sa protection. Un incident peut survenir à tout moment au long du cycle de vie des renseignements personnels, que ce soit à sa collecte, son utilisation, sa communication, sa conservation ou à sa destruction. Il peut être intentionnel ou non.

 

Pour pouvoir signaler un incident de confidentialité à son supérieur(e) immédiat(e), il faut être témoin qu’une personne accède, consulte, traite ou utilise des renseignements personnels en dehors du cadre de ses fonctions ou que la personne responsable de l’utilisation n’ait pas protégé adéquatement les renseignements à sa charge ou toute autre menace à la protection des renseignements personnels.

 

L’incident de confidentialité doit être signalé par écrit à l’aide du formulaire fourni au bas de cette page. Ainsi l’incident sera ensuite inscrit dans le registre des incidents de confidentialité de l’établissement.

 

Des mesures seront mises en place par le Cégep pour diminuer le risque qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Toute personne concernée, ou la personne qui la représente peut transmettre une plainte à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels lorsqu’elle est d’avis que les obligations du Cégep en matière de protection des renseignements personnels n’ont pas été respectées à son égard, en remplissant le formulaire disponible au bas de cette page. Une plainte en matière de protection des renseignements personnels peut porter sur la cueillette, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels.

 

Formulaire de déclaration de renseignements personnels

Le site contient des liens vers des sites externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la politique sur le site Internet du Cégep.

Au Cégep, le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est Julie Gagné, directrice des ressources humaines et secrétaire générale.

 

La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c A-2.1, Québec, 1984), veille à ce titre au respect de la confidentialité régissant le portail du Cégep de Matane, assure de l’application et de la révision de la présente politique.

 

Pour formuler une demande d’accès, déposer une plainte ou poser une question relative à la politique vous pouvez communiquer avec :

 

Julie Gagné

Directrice des ressources humaines et secrétaire générale

secretariatgeneral@cegep-matane.qc.ca